Elektroninis dokumentų archyvavimas mūsų šalyje tampa vis labiau populiarus dokumentų saugojimo būdas. Dokumentų archyvavimo specialistai teigia, kad kuriant elektroninį archyvą yra būtina atlikti dvi užduotis:
- Išsaugoti dokumentų turinį, kad jais būtų galima naudotis ateityje.
- Išsaugoti dokumentų juridinę reikšmę, kad bet kada būtų galima įrodyti jų autentiškumą.
Elektroninio archyvo Sistemai reikalinga rimta ir atsakinga priežiūra. Darbas su elektroniniais dokumentais turi būti organizuojamas tokiu būdu, kad bet kuriuo metu būtų galima įsitikinti informacijos tikrumu.
Dokumentų saugojimas numato, kad pagrindinis tikslas su kuriuo yra organizuojamas elektroninis archyvas tai ne vieno konkretaus dokumento saugojimas o visiškas dokumentų masyvo saugumo užtikrinimas. Yra būtina žinoti visų surinktų dokumentų rolę visoje organizacijos veikloje. Pavieniai dokumentai nėra tokie svarbūs kaip jų svarba tam tikrame kontekste. Tai reiškia, kad elektroninis archyvas turi būti rengiamas tokiu būdu, kad būtų išsaugoma informacija apie jų ryšius su kitais dokumentais.
Be to kai yra organizuojamas ilgalaiks elektroninių dokumentų saugojimąs yra būtina aprūpinti jų pasiekiamumą per visą jų saugojimo laikotarpį. Ši užduotis yra gana sudėtinga nes reikia užtikrinti, kad dokumentai būtu pasiekiami tik iš tam tikro įrenginio ar kompiuterio kuriame yra įvesti dokumentai.
Reiktų paminėti jog informacija išsaugota skaitmeniniu būdu gali prarasti savo pasiekiamumą. Pasiekiamumą mažina šie faktoriai:
- Įrangos gedimas
- Moralinis senėjimas
- Elektroninių formatų senėjimas
- Programinio palaikymo trūkumo
Jeigu yra rizika prarasti dokumentus kompanija UAB „Archyvavimo sprendimai“ gali perimti visus jūsų dokumentų saugojimo reikalus ir kokybiškai išsaugos visus jūsų dokumentus.